هنر گوش دادن فعال: تکنیکی برای مدیران حرفه‌ای

راهکارهای عملی برای تقویت مهارت گوش دادن فعال

1. حذف عوامل حواس‌پرتی

در هنگام گفتگو، تلفن همراه و سایر عواملی که ممکن است تمرکز را از بین ببرند، کنار بگذارید. این اقدام نه تنها نشان‌دهنده اهمیت قائل شدن برای گوینده است، بلکه به ایجاد فضایی آرام و بدون تنش برای بحث و گفتگو نیز کمک می‌کند. برای مثال، زمانی که مدیری در جلسات تیمی تمامی دستگاه‌های دیجیتال خود را خاموش می‌کند و با نگاه مستقیم و توجه کامل به صحبت‌های کارکنان گوش می‌دهد، نشان می‌دهد که به موضوعات مطرح شده ارزش قائل است. این رفتار باعث می‌شود گوینده احساس کند که صدایش شنیده می‌شود و به افزایش اعتماد متقابل کمک می‌کند.

2. تمرکز بر زبان بدن

توجه به حرکات دست، حالات چهره و تن صدای گوینده می‌تواند اطلاعات بیشتری درباره احساسات و نگرانی‌های او ارائه دهد. به عنوان مثال، لبخند زدن ممکن است نشان‌دهنده رضایت یا آرامش باشد، در حالی که اخم کردن یا کاهش تماس چشمی می‌تواند به اضطراب یا نگرانی اشاره کند. تحلیل دقیق این سیگنال‌های غیرکلامی، به مدیران کمک می‌کند تا به صورت بهتر و موثرتر با اعضای تیم ارتباط برقرار کنند و به نیازهای آن‌ها پاسخ دهند. برای مثال، اگر گوینده‌ای با صدای لرزان و نگاه دور از چشم صحبت کند، ممکن است نیاز به حمایت عاطفی داشته باشد. همچنین، تغییرات کوچک در لحن صدا می‌تواند سرنخی از میزان اطمینان یا تردید در گفتار او باشد که نیاز به بررسی دقیق‌تر دارد.

3. پرسش‌های شفاف و مشخص

پس از اتمام صحبت‌های گوینده، پرسش‌های مرتبط با موضوع مطرح کنید تا نشان دهید که به‌خوبی پیام او را درک کرده‌اید. این پرسش‌ها می‌توانند شامل سوالات باز و عمیق باشند که نه تنها میزان درک شما از موضوع را نشان می‌دهند، بلکه به گوینده این فرصت را می‌دهند تا جزئیات بیشتری ارائه دهد. به عنوان مثال، اگر گوینده درباره یک چالش خاص در پروژه صحبت کرده است، می‌توانید بپرسید: “چه عواملی باعث این چالش شده‌اند و چه کمکی از سوی تیم یا من می‌تواند مفید باشد؟” این رویکرد به گوینده احساس ارزشمندی می‌دهد و نشان می‌دهد که نظرات و مشکلات او به طور جدی مورد توجه قرار می‌گیرند. علاوه بر این، این روش می‌تواند به شفاف‌سازی نقاط مبهم و تسهیل یافتن راه‌حل‌های موثر کمک کند. ارائه بازخوردهایی مانند “درک می‌کنم که این مسئله چقدر برای شما اهمیت دارد، آیا ایده‌ای برای رفع این مشکل دارید؟” نیز می‌تواند تعامل سازنده‌تری ایجاد کند.

4. ارائه بازخورد مناسب

بازخوردها باید کوتاه، مثبت و مرتبط با موضوع باشند. به عنوان مثال، در مواجهه با چالش‌های کاری، می‌توان از عباراتی نظیر “متوجه نگرانی شما شدم، بیایید درباره راه‌حل صحبت کنیم” استفاده کرد تا احساس شنیده شدن و اهمیت دادن به فرد مقابل تقویت شود. چنین عباراتی به ایجاد فضای باز و سازنده برای گفتگو کمک می‌کند. علاوه بر این، می‌توان با ارائه پیشنهادات عملی و در دسترس، اعتماد به نفس گوینده را افزایش داد. برای نمونه، گفتن “فکر می‌کنم می‌توانیم با تقسیم وظایف، این چالش را برطرف کنیم” نه تنها روحیه تیمی را تقویت می‌کند، بلکه نشان‌دهنده همدلی و تمایل به همکاری است.