تفویض اختیار
چطور تفویض اختیار کنیم؟
اگر به عنوان یک مدیر همیشه وقت کم می‌آورید؟ کارها همانطور که انتظار دارید پیش نمی‌رود؟ بیش از حد درگیر و شلوغ هستید و کارهای شخصی و شغلی‌تان به هم گره خورده است؟ وقتی برای خانوادتان ندارید؟ در این مقاله با ما همراه باشید تا با شما به موضوع بسیار مهم در حیطه مدیریت با مفهوم تفویض اختیار صحبت کنیم. تفویض اختیار چیست؟ اینکه یک مدیر بداند در چه زمانی چه وظایفی را به کدام اعضای تیم کاری خود واگذار کند مهارت در تفویض اختیار است. پس به عنوان یک مدیر موفق به تنهایی نباید همه کارها را خودتان انجام دهید بلکه با آموزش صحیح تفویض اختیار به درستی تقسیم وظایف کنید و مطمئن باشید که آنها وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند.با تفویض اختیار افزایش سطح اعتماد بین شما و کارمندان ایجاد می‌شود.
به عنوان یک مدیر موفق باید بدانیم که دقیقا چرا در کسب و کار و اهداف تیمی سازمان، باید بخشی از وظایف را به افراد دیگر واگذار کرد وچه تاثیری در موفقیت سازمان دارد؟ چه مزایایی سبب می‌شود مدیر یا رئیس حق تصمیم‌گیری و اختیار را به زیردستان خود منتقل کند؟ برای پاسخ گویی به این سوالها ابتدا مشخص می‌کنیم تفویض اختیار چیست و چگونه انجام می‌شود و سپس به مزایا و روش انجام آن می‌پردازیم. پس تا پایان مقاله همراه ما باشید.تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار (Delegation of Authority) از مفاهیم مهم و کلیدی در مدیریت می‌باشد. تفویض به معنی اختصاص دادن یا انتقال مسئولیت و اختیار به فرد دیگر است. یک مدیر خوب و کارآمد باید کارهای مهم و درجه اول را خودش انجام دهد و کارهایی با اهمیت کمتر را به کارکنانش بسپارد، با این روش او زمان بیشتری برای رسیدگی به موضوعات اساسی و مهم سازمان دارد و می‌تواند نتایج درخشانی به ارمغان آورد. وقتی ما درمورد عملکرد یک کسب و کار صحبت می‌کنیم متوجه این مسئله می‌شویم که یک مدیر به تنهایی نمی‌تواند تمام وظایف یک شرکت را انجام دهد و آن را به تنهایی مدیریت کند. زمانی که به عنوان یک مدیر تفویض اختیار می‌کنید نتایج مطلوب و اجراهای قوی را مشاهده خواهید کرد. به علاوه اینکه تفویض اختیار اگر با آگاهی انجام شود سبب مشارکت تیمی، احساس مسئولیت کاری در کارکنان و یاری رساندن در پیشبرد اهداف سازمان می‌شود.در سازمانها، تفویض اختیار به منظور توانمندسازی کارکنان، تسهیل و تسریع فرآیندها، افزایش مشارکت و تعامل درون سازمانی استفاده می‌شود.
مدیریت زمان با تفویض اختیار
مدیریت زمان یکی از دغدغه‌های مهم سازمانها و مدیران است و تفویض اختیار به نوعی می‌تواند مشکل کمبود زمان را حل کند به این صورت که مدیران با واگذاری اختیار به کارکنانشان زمان بیشتری به دست می‌آورند. و می‌توانند کارهای با الویت بالاتر را به فهرست کارهای روزانه بیفزایند تا کارآیی خود را بالا ببرند. اگر به عنوان یک مدیر نتوانید زمان را مدیریت کنید برنامه‌ریزی درستی هم نمی‌کنید و مشکلات زیادی برای سازمان به وجود می‌آید. گاهی حجم کارها و فعالیت‌ها بسیار زیاد است و نمی‌دانید کدام کار را در اولویت بگذارید و کدام را زودتر انجام دهید. به طور مثال شما به عنوان یک مدیر هم باید به امور داخلی سازمان بپردازید و هم جلسات برون سازمانی دارید و باید نظارت و بازدیدهای منظم انجام دهید، همینطور برای خانواده خود باید وقت کافی بگذارید و از دانش و اطلاعات به روز، در مورد مسائل کاری باخبر باشید. در این صورت اگر در تفویض اختیار ضعف داشته باشید و نتوانید مسئولیت‌های درستی را واگذار کنید عملکرد کاریتان افت می‌کند. گاهی ما در واگذار کردن کارها به دیگران ضعیف هستیم یا کارها را به درستی به دیگران واگذار نمی‌کنیم و در نهایت کارهای خودمان را چندین برابر می‌کنیم.تفویض اختیار موثر برای مدیر
در تفویض اختیار، مدیر اختیارات خود را کاملا از دست نمی‌دهد تنها مقداری از اختیاراتش را براساس ضرورت و توانایی کارکنان به آنها واگذار می‌کند و آنها را در قبال کارهایشان مسئول می‌داند. وقتی مدیر به زیر دست خود مسئولیتی می‌دهد، او را در انجام کارش بر اساس قوانین مشخص اختیاراتی داده است. به عنوان مثال مدیر عامل می‌تواند اختیارات بخش بازاریابی را کاملا به مدیر بازاریاب خود تفویض کند. یا مسئولیت یک پروژه خاص را به یک تیم اختصاص دهد و به هر فرد وظایف مشخصی را واگذار کند. این به آنها اجازه می‌دهد تا با استفاده از تجربه، دانش و مهارت‌های خود، بهبودهای لازم را در عملکرد و نتایج خود اعمال کنند.اهمیت تفویض اختیار
مزایایی که در کار تیمی وجود دارد بسیار زیاد است، علاوه بر مدیریت زمان، مشکلات و موانعی که در کسب و کار وجود دارد با هم‌فکری افراد متخصص دیگر شناخته و برطرف می‌شود. تفویض اختیار کارایی کارکنان و درآمد سازمان را بالا می‌برد، سبب می‌شود کارمندان اعتماد به نفس بالایی پیدا کنند و تصمیمات بهتری را پیشنهاد دهند. به عنوان یک مدیر اگر تفویض اختیار انجام دهید کارکنانتان را بهتر می‌شناسید، راحت‌تر آنها را تجزیه تحلیل می‌کنید و از توانایی آنان باخبر می‌شوید. بنابراین حجم کاری خودتان را کاهش می‌دهید و تمرکزتان را بر کارهایی که به تخصص و دانش مختص به خودتان نیاز دارد بیشتر می‌کنید.
شاخصه اصلی تفویض اختیار
سه عنصر عمده در تفویض اختیار وجود دارد که در ارتقا کسب و کار مورد نظر تاثیرگذار است:- مسئولیت
در صورتی که فرد یا گروه مورد اختیار خطا یا نقصی در انجام وظایف خود یا نتیجه مورد انتظارداشته باشند، آنها مسئولیت این خطاها را بر عهده دارند و باید برای رفع آنها و تلاش برای بهبود عملکرد خود اقدام کنند.
- اختیار
- مسئولیت‌پذیری
مراحل تفویض اختیار
تفویض اختیار به معنای انتقال قدرت و مسئولیت از یک فرد یا گروه به فرد یا گروه دیگر است. برای اینکه تفویض اختیار را در سازمانها یا زندگی شخصی خود به درستی انجام دهید نکات مهمی وجود دارد پس لطفا با دقت همراه ما باشید:
-
- شناسایی وظایف و مسئولیت‌های مورد نیاز: قبل از تفویض اختیار شما باید وظایف و مسئولیت‌های مورد نیاز را شناسایی کنید. می‌تواند تعریف دقیق وظایف، مسئولیت‌ها، اهداف و نتایج مورد انتظار برای کارکنان باشد.
- انتخاب فرد مناسب: حالا باید فرد مناسب را برای تفویض اختیار انتخاب کنید. این فرد باید دارای مهارت‌ها، تجربه و دانش لازم برای انجام وظایف باشد.
- آموزش و آشنایی: فرد انتخاب شده قبل از شروع کار باید با وظایف و مسئولیت‌های جدید آشنا شود. برای این منظور، می‌توانید آموزش‌های لازم را به او ارائه دهید و اطلاعات مورد نیاز را منتقل کنید.
- تعیین محدوده اختیار: باید محدوده دقیقی برای اختیارات تعیین کنید، مانند تعیین مرزها، محدودیت‌ها و قوانین، که فرد باید در حین انجام وظایف آنها را رعایت کند.
- ارزیابی عملکرد: باید عملکرد فرد پس از تفویض اختیار ارزیابی شود. شما پیشرفت، نتایج و کیفیت کار او را بررسی کنید اگر نیاز بود می‌توانید با او اصلاحات لازم را مطرح کنید.
هدف تفویض اختیارپرورش استعداد، توانمندی‌های کارکنان و خلاقیت سازمانی است.
- پشتیبانی و راهنمایی: فراموش نکنید برای بازدهی بهتر در طول فرآیند تفویض اختیار، فرد را پشتیبانی و راهنمایی کنید. نصایح، راهنمایی‌ها و اطلاعات لازم را ارائه دهید تا کارکنان بتوانند به خوبی وظایف را انجام دهند.
- اعتماد و انعطاف‌پذیری: برای موفقیت در تفویض اختیار، باید به فرد اعتماد کنید و از خود انعطاف‌پذیری نشان دهید. شما با این کار به او انگیزه می‌دهید تا بهترین خود را به نمایش بگذارد و با راحتی وظایف را انجام دهد. با رعایت این مراحل، می‌توانید به خوبی اختیارات خود را به دیگران منتقل کنید و به موفقیت در سازمان یا زندگی شخصی دست یابید.
دیدگاهتان را بنویسید